Заполнение формы КС-3: справка о стоимости работ и затрат

Что такое форма КС-3 и когда её заполняют

КС-3 — итоговый документ по выполненным работам. Он подтверждает сумму, которую подрядчик предъявляет к оплате за отчётный период: месяц, этап или весь объём по договору.

Справку заполняют по итогам акта КС-2 (акта о приёмке выполненных работ). В акте перечислены работы, объёмы и расценки, а в справке показывают итог по ним. Один документ без другого обычно не принимают: их подписывают парой.

Форма унифицирована: её утвердило постановление Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 (код ОКУД 0322001). Заполняет подрядчик, проверяет и подписывает заказчик. Если у объекта есть инвестор или технический заказчик, их реквизиты также попадают в шапку. Основание для расчёта — договор и смета, а не отдельная договорённость по телефону.

Нужен заполненный документ КС-3? Рассчитать стоимость справки КС-3 или оставьте заявку — специалисты оценят задачу и назовут цену.

Чем справка КС-3 отличается от акта КС-2

Разница не в названии, а в уровне детализации. Акт отвечает на вопрос, что и сколько сделано, а справка — сколько это стоит за период и с начала работ.

В договорах иногда пишут «акт КС-3», но это неточно: акт — это КС-2, а КС-3 остаётся справкой. Путаница в названии приводит к тому, что стороны подписывают только один документ, а второй оставляют на потом. При оплате такой комплект обычно возвращают.

• Акт КС-2 перечисляет позиции: вид работы, единицу измерения, объём и расценку.
• Справка КС-3 показывает итоги: нарастающие и за отчётный период.
• В акте могут быть десятки строк, в справке — несколько сумм по разделам и налог.
• Акт подтверждает приёмку, справка служит основанием для расчётов и бухгалтерского учёта.

Какие данные нужны для заполнения формы КС-3

До заполнения собирают документы и реквизиты. Без них справка получится формально заполненной, но её вернут на сверку.

Если работы закрывают этапами, важно не потерять предыдущие суммы. Номер и дату прошлой справки сверяют с новой: новый нарастающий итог складывается из прошлого и стоимости за отчётный период.

• Договор: номер, дата, стороны, объект и порядок расчётов.
• Смета или договорная цена: база расценок и уровень цен.
• Акт КС-2 за тот же период с подписанными объёмами.
• Отчётный период и номер предыдущей справки, если работы уже закрывались.
• Журнал учёта выполненных работ (КС-6), если подрядчик его ведёт: данные для справки берут из него.
• Налог: ставка и режим налогообложения сторон; суммы в графах справки указывают без НДС.
• Реквизиты инвестора, заказчика и подрядчика, подписи уполномоченных лиц.

Порядок заполнения КС-3

Работа идёт от акта к справке, а не наоборот. Так сумма не расходится с позициями, а замечания заказчика исправляют в обоих документах сразу.

В ГРАНД-Смете справку КС-3 формируют по акту КС-2: программа переносит итоги и помогает выгрузить форму. Автоматический перенос не отменяет проверку: перед подписанием суммы сверяют с договором и предыдущей справкой.

В самой форме заполняют шапку с участниками, объектом и договором, затем таблицу: для каждой позиции указывают стоимость тремя графами — нарастающим итогом с начала работ, нарастающим итогом с начала года и отдельно за отчётный период (отчётный период входит в первые две). Суммы вносят без НДС, налог показывают ниже, в конце — подписи сторон. Ошибка в шапке возвращает документ даже при верных суммах.

Если документы ведут вручную, таблицу заполняют по разделам акта и не меняют суммы по памяти. Любая правка позиции должна быть видна и в акте, и в справке.

Ошибки, из-за которых справку возвращают

Чаще всего документ возвращают не из-за сложных расчётов, а из-за невнимательности. Вот пять ситуаций, которые останавливают оплату.

• Итог справки не совпадает с актом — заказчик отказывается подписывать; суммы сверяют до отправки.
• Не указан отчётный период — работы попадают не в тот срок; даты проверяют по договору и графику.
• Нарастающий итог не сходится с прошлой справкой — сумма «с начала работ» должна равняться прошлой плюс отчётный период; предыдущую справку берут под рукой.
• Суммы в графах указаны с НДС или налог посчитан по другой ставке — расхождение с договором и бухгалтерией; режим налогообложения сторон уточняют заранее.
• Подписи без расшифровки или неверные реквизиты — документ возвращают на оформление; шапку сверяют с договором.

Что проверить перед подписанием

Перед подписанием справку сверяют по пяти пунктам: итог за период равен итогу акта, нарастающий итог равен предыдущей справке плюс отчётный период, суммы указаны без НДС, а налог показан отдельно, номер и дата периода совпадают с графиком, реквизиты и подписи — с договором. Такой список удобно пройти по порядку.

Отдельно проверяют, что в справку не попали работы из будущих периодов и что закрытые ранее позиции не показаны повторно. Если сумма с начала строительства меньше прошлой справки, это признак ошибки, а не экономии.

Кому поручить заполнение

Справку заказывают вместе с актом: отдельно от него она опирается на чужие итоги. Если акт уже есть, его проверяют перед переносом сумм, а затем собирают справку и передают документы на подпись.

Специалисты нашей компании проверяют смету, формируют акт и справку, сверяют период и нарастающие итоги. Такой комплект удобнее для бухгалтерии: суммы в документах совпадают, а замечания не приходится собирать по частям.

Если справка нужна для банка или бухгалтерии, к ней прикладывают акт и смету: по отдельной справке проверить происхождение сумм нельзя.