КС-2 (акт о приёмке выполненных работ) и КС-3 (справка о стоимости работ и затрат) оформляют парой: сначала акт, затем справку. Сумма периода из акта переносится в справку без изменений, а нарастающий итог равен прошлому периоду плюс текущему. Правка акта требует пересчёта справки, иначе комплект расходится. Суммы и период сверяют до подписания.
Почему акт и справка идут вместе
КС-2 фиксирует, что сделано за период. КС-3 показывает, сколько это стоит и сколько накопилось с начала работ. Один документ подтверждает приёмку, второй служит основанием для расчётов.
Форма не зависит от нормативной базы сметы. ТСН (территориальные сметные нормативы), ГЭСН (государственные элементные сметные нормы) или ФЕР (федеральные единичные расценки) задают расценки, но акт и справка остаются унифицированными формами.
Поэтому документы готовят комплектом. Акт без справки не закрывает период, а справка без акта не имеет источника суммы. В комплекте видно, какая сумма принята и какая предъявлена к оплате.
Смета
Позиции, объёмы и расценки за период.
Акт КС-2
Принятые работы и сумма периода.
Перенос
Сумма акта без изменений.
Справка КС-3
Итог периода и нарастающий итог.
Сверка
Номер, дата, сумма и подписи.
Нужен комплект КС? Заказать КС-2 и КС-3 или оставьте заявку — специалисты оценят задачу и назовут цену.
Последовательность: сначала акт, потом справка
Порядок один: собирают акт, затем справку. В акте появляются позиции, объёмы за период и стоимость, и только после этого известна сумма, которую нужно перенести в справку.
Если заполнить справку первой, её итог повиснет в воздухе: сверить его будет не с чем. Обратный порядок выглядит быстрее, но заканчивается пересчётом обоих документов.
Как заполнять сам акт по позициям сметы и как устроена справка, разобрано в отдельных статьях. Здесь важен стык: акт задаёт сумму, справка её принимает. В ГРАНД-Смете акт формируют по смете, а справку КС-3 строят на его итоге, поэтому правильное заполнение комплекта сводится к порядку: сначала акт, затем справка.
Как сумма из акта попадает в справку
Справка не пересчитывает работы заново: она берёт итог акта и показывает его как стоимость периода. Так сумма остаётся связанной с приёмкой.
В справке эта сумма становится итогом за отчётный период. К ней прибавляют стоимость прошлых периодов и получают нарастающий итог с начала работ. Если арифметика не сходится, ищут ошибку в одном из документов.
Суммы в акте и справке должны полностью совпадать. Расхождение возвращает комплект на сверку. Сверяют не только итог, но и построчный состав.
Сумма
Итог акта равен сумме периода в справке.
Период
Оба документа закрывают один срок.
Нарастающий итог
Прошлый период плюс текущий.
Дата
Новая справка связана с изменённым актом.
Периоды и нарастающий итог
Акты и справки ведут нарастающим итогом: в каждом документе видно, сколько закрыто за период и сколько всего с начала работ. Это позволяет сверить комплект с предыдущим месяцем или этапом.
Справки КС-3 составляют на период расчётов по договору. Если договор предполагает ежемесячную оплату, период один; при этапах он определяется графиком.
В новой справке указывают номер и дату предыдущей. Нарастающий итог не может быть меньше прошлого: уменьшение означает либо сторно, либо ошибку в данных.
Если акт изменили после подписания
Подписанный акт может быть пересмотрен: например, при ошибке в объёме или после согласования замены работ. Тогда справку выпускают заново с новой датой, а не правят старую.
Пересчёт затрагивает и нарастающий итог следующих периодов. Если этого не сделать, следующий комплект будет опираться на неверную базу.
Старую справку не уничтожают: она остаётся документом своего периода. Новая версия должна быть связана с актом, который её вызвал.
Что сверить перед подписанием
Перед подписью проверяют номер и дату акта, период, сумму за период и нарастающий итог. Отдельно смотрят, что в справку попал именно этот акт, а не предыдущий.
Затем сверяют реквизиты сторон и подписи. Комплект должен читаться как одна операция: акт принят, справка рассчитана, период закрыт.
Специалисты нашей компании готовят акт и справку вместе, сверяют суммы и нарастающие итоги. Такой комплект передают на подпись и оплату без расхождений между документами.